STN+ har bidratt sterkt til å utvikle en enkle modell for styring av prosjekter
Flere av bedriftene i Sørlandsporten Teknolognettverk (STN+) bruker prosjekt som arbeidsform i sitt daglige arbeid. På markedet finnes det i dag flere styringssystemer. Felles for mange av disse er at brukerne opplever at ve er for avansert og derfor er de lite i bruk. Det finnes også mange enkle «to do» lister, noe som igjen blir for enkelt. Bedriftene ønsket at STN+ skulle se på mulighet av å utvikle en STN+ Modell, tilpasset små og mellomstore bedrifter.
Behovet
Prosjektet startet i februar 2019. STN+ tok kontakt med Universitet i Agder – industriell økonomi for å få noen master studenter til å se nærmere på dette. De utformet følgende problemstilling
Hvordan kan tradisjonelle prosjektmodeller forenkles og tilpasses prosjektgjennomføringen i små- og mellomstore bedrifter?
Resultatet av denne masteroppgaven var at STN+ startet et prosjekt med følgende målsetting:
Målsetting og suksesskriterier
Prosjektet skal utvikle en enkel modell i samarbeid med utvalgte STN bedrifter og innføre denne arbeidsprosessen i flere av STN bedriftene i løpet av 2020.
På sikt skal dette sikre lønnsomhet og konkurransekraft ved å gjennomføre viktige prosjekter på en effektiv og lønnsom måte i små og mellomstorebedrifter.
STN+ modellen skal tas i bruk hos prosjektorienterte bedrifter i STN+ fordi:
· Den er enkle, tilgjengelig og terskelen for bruk må være lav
· Den er til stor hjelp med tanke på koordinering av prosjektene
· Den er lystbetont og oppleves ikke som en tvangstrøye
· Den gir positiv effekt i prosjektgjennomføringen
Resultat
Enkel modell (web-app) er utviklet i samarbeid med Ertec AS, Lindal Gruppen og Letti AS. Tilbakemeldingen er veldig bra. IMS skal prøve den ut på et utviklingsprosjekt som starter i januar/februar. Sourceit AS, som har vært vår utviklingspartner, har fått flere tilbakemeldinger om at dette er et produkt som kan selges utover STN+.
Under hele utviklingen har følgende setning gått igjen: «Gjør det enkelt». Basismodellen krever kun at du registrerer prosjektet og tar utgangpunkt i målet og oppgavene som må gjøres for å nå målet. Du gir oppgavene en ansvarlig med tidsfrister. Underveis i prosjektet følger du opp oppgavene og rapportere inn status. En grafisk presentasjon i fargekoder viser hvordan du ligger an på «dash-bordet».
Løsningen brukes på mobil, nettbrett og PC. Prosjektleder i bedriften oppretter prosjekt og brukere, og inviterer de som skal delta. Bruker får en oversikt på mobil eller PC over prosjekter de har tilgang til samt dine og andres oppgaver.
Ønsker dere flere funksjoner så kan dere koble det opp. F.eks. kan dere integrere møteaktiviteter, gjøre enkel risikoanalyse, få planen opp i Gantt-skjema også videre.
I modellen ligger også en kunnskapsmodul. Du kan få testet kravene til prosjektgjennomføring avhengig av om det er en ren leveranse eller et utviklingsprosjekt. Du kan få tips til hvordan du utvikler gode prosjektmål. Er du interessert i å måle din rolle som prosjektleder kan du ta prosjektledertesten. Det skal være enkelt å bruke verktøyet, det skal være effektivt og lærerikt.
Dette prosjektet har også ført til etablering av et nytt firma i Risør, Prosjektmodell AS, (arbeidsnavn) med det mål å ha 5 arbeidsplasser i løpet av 3 år. Firmaet jobber videre med å utvikle og forenkle prosjektmodellen. Erik Garaventa jobber sammen med dem for å få på plass et nytt navn og det som trengs for å kommunisere i et utfordrende marked med mange store og tunge konkurrenter.
Hva sier pilotbrukere
Ertec AS er den ledende leverandøren i Skandinavia av produkter i aluminium, glass og syrefast stål til båter. De har mange prosjekter på gang. Ertec AS hadde et behov for et enkelt system for håndtering av mange små- og mellomstore prosjekter på samme tid og har vært en pådriver i denne utviklingen. Arne Skjørestad fra Ertec har en stor ære for at prosjektmodellen er enkel. Han sier:
«Det viktige for oss er å samle nøkkel informasjon til våre fortløpende og varierende prosjekter i forkant av implementering av produksjons ordrer til vårt ordinære produksjonssystem. Vi må hurtig kunne opprette, se, dele og kvittere oppgaver.
Variasjon på infokompleksitet må enkelt kunne velges slik at detaljer ikke drukner og glemmes. Det må være lett å bevege seg fra det ene prosjektet til det andre uten å lete.
En rask titt på dashbordet må vise om noe brenner i en hektisk hverdag.
Varsler fra kolleger må hurtig ses. Her har vi det systemet vi har ønsket oss»
Torgeir Bråtane er daglig leder i Inventas AS i Kristiansand. Han er en sentral ressurs i Ertec sitt utviklingsprogram. Inventas AS tilbyr designtjenester, produktutvikling og produksjon. Han har også jobbet endel med systemet og har lenge ønsket seg et enkelt prosjektstyringsverktøy basert på oppgaver. Han sier:
«Jeg mener denne løsningen gir veldig mange av oss som driver med prosjektledelse det verktøyet vi trenger til å holde oversikt og god fremdrift på en enkel og ryddig måte. Dette har gjort hverdagen min enklere og bidrar til en effektiv prosjektledelse.»
Lindal Hus har også vært med som pilotbruker for Prosjektmodell helt fra starten av. Kjell Rune Lindal, som leder virksomheten sier:
«Vi ser at man har fått utviklet et program for prosjektstyring som dekker mange av de områdene som vi mener er viktig. Vi har gitt videre innspill til nye funksjoner som vi venter spent på hvordan blir implementert. Men helt klart er det mye bra vi kan hente ut fra et slikt program for å styre prosjektene våre og forhåpentligvis gjøre hverdagen litt enklere.»
Videre arbeid
Vi selger nå versjon 1 som er basismodulen og jobber videre med ytterligere forenklinger og sjekklister. Enkelte brukere og potensielt nye brukere ønsker seg enkle tilpasninger, noe vi ser om vi kan implementere. Målet er fremdeles enkelhet og oversikt.
Som en av våre interessenter sa: Fordi vi er en stor og kompleks bedrift er det mange som tror at vi må ha store og komplekse systemer. Det er feil, disse blir ikke brukt, de skaper bare irritasjon og frustrasjon. Vi må ha det enkelt, oversiktlig og med færrest mulige tastetrykk.